Przygotowanie ERP do KSeF – od czego zacząć?
Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur to nie tylko integracja API, ale przede wszystkim kompleksowe przygotowanie systemu ERP oraz procesów finansowo-księgowych. Firmy, które rozpoczną przygotowania odpowiednio wcześnie, unikną przestojów, błędów fakturowania i ryzyk podatkowych.
Poniżej przedstawiamy praktyczną checklistę przygotowania ERP do KSeF – opartą na realnych projektach wdrożeniowych.
1. Audyt gotowości systemu ERP
Pierwszym krokiem powinien być szczegółowy audyt środowiska.
Co należy sprawdzić?
- wersję systemu ERP,
- aktualizacje producenta pod KSeF,
- istniejące modyfikacje i rozszerzenia,
- sposób generowania faktur,
- integracje z systemami zewnętrznymi (EDI, WMS, CRM).
Audyt pozwala określić zakres prac, ryzyka oraz czas wdrożenia.
2. Analiza procesów fakturowania
KSeF zmienia nie tylko technologię, ale też procesy biznesowe.
Warto przeanalizować:
- kto wystawia faktury,
- ile jest źródeł fakturowania,
- jak obsługiwane są korekty,
- proces akceptacji dokumentów,
- faktury zaliczkowe i końcowe,
- faktury masowe i cykliczne.
Celem jest dostosowanie procesów do modelu ustrukturyzowanego.
3. Mapowanie danych do struktury FA(2)
Faktura w KSeF ma strukturę XML zgodną ze schemą FA(2).
Kluczowe elementy mapowania:
- dane sprzedawcy i nabywcy,
- pozycje towarowe,
- stawki VAT,
- metody płatności,
- terminy,
- oznaczenia procedur.
Na tym etapie identyfikuje się brakujące dane w ERP.
4. Weryfikacja jakości danych
Nieprawidłowe dane = odrzucona faktura w KSeF.
Najczęstsze problemy:
- brak NIP,
- niepoprawne adresy,
- błędne kody krajów,
- niespójne stawki VAT,
- brak wymaganych pól schemy.
Dlatego konieczne jest czyszczenie i uzupełnienie baz danych.
5. Przygotowanie integracji technicznej
Integracja obejmuje komunikację z API KSeF.
Elementy techniczne:
- autoryzacja (token / podpis / pieczęć),
- szyfrowanie komunikacji,
- kolejki wysyłki,
- bufor dokumentów,
- retry przy błędach,
- monitoring statusów.
Dla dużych wolumenów kluczowa jest wydajność.
6. Obsługa scenariuszy biznesowych
System musi obsłużyć wszystkie przypadki.
Przykłady:
- korekty in minus / in plus,
- anulacje,
- duplikaty,
- faktury walutowe,
- samofakturowanie,
- faktury do paragonów.
Brak obsługi scenariusza = blokada procesu sprzedaży.
7. Testy w środowisku KSeF
Testy są obowiązkowym etapem.
Zakres testów:
- wysyłka faktur,
- odbiór numerów KSeF,
- walidacja XML,
- scenariusze błędów,
- wydajność masowa,
- tryb offline.
Pozwala to wykryć problemy przed produkcją.
8. Szkolenia użytkowników
Zmienia się sposób pracy działów:
- księgowości,
- sprzedaży,
- obsługi klienta,
- IT.
Szkolenia obejmują m.in.:
- nowe statusy faktur,
- obsługę błędów,
- wyszukiwanie numerów KSeF,
- wizualizację XML.
9. Uruchomienie produkcyjne
Go-live powinien być kontrolowany.
Obejmuje:
- aktywację uprawnień,
- konfigurację tokenów,
- monitoring wysyłek,
- wsparcie powdrożeniowe,
- plan awaryjny.
Pierwsze dni działania są kluczowe dla stabilności.
Najczęstsze błędy firm przy przygotowaniu ERP do KSeF
- zbyt późny start projektu,
- brak audytu danych,
- pominięcie testów,
- niedoszacowanie wolumenów,
- brak szkoleń,
- ignorowanie korekt.
Ich eliminacja znacząco skraca wdrożenie.
Korzyści z wcześniejszego przygotowania ERP
- brak przestojów fakturowania,
- zgodność z przepisami,
- automatyzacja procesów,
- lepsza jakość danych,
- szybsze raportowanie,
- gotowość na dalszą cyfryzację.
Podsumowanie
Przygotowanie systemu ERP do KSeF to proces wieloetapowy, obejmujący technologię, dane i procedury. Im wcześniej firma rozpocznie działania, tym mniejsze ryzyko operacyjne i podatkowe.
Kompleksowe podejście – od audytu po wsparcie produkcyjne – gwarantuje bezpieczne przejście na e-Fakturowanie.
